Les fonctionnaires territoriaux font l’objet d’une évaluation annuelle. Celle-ci se traduit par une notation, mais peut aussi passer par un entretien individuel, une pratique qui tend à se développer.

Rappelons encore une fois que ne pas signer sa fiche de notation ne constitue en aucun cas un refus de celle-ci.

En effet, la signature signifie simplement que l'agent a officiellement pris connaissance du document concerné.

Elle ne vaut ni accord ni désaccord.

Pour contester sa notation ( et/ou son appréciation), il convient donc de signer la fiche et d'exprimer son désaccord dans la rubrique prévue à cet effet.

Cette procédure a tout intérêt à être doublée par un courrier plus circonstancié adressé au Président de la CAP concernée et aux représentants du personnel de son choix.

1. Qu’est-ce que l’évaluation ?

L’évaluation fait le point sur la situation professionnelle d’un agent et apporte une appréciation générale sur sa valeur professionnelle.

Comme un fonctionnaire ne pourra progresser que s’il est évalué, cette pratique est obligatoire et régulière. Chaque année, les fonctionnaires sont évalués par leur chef de service.

Cette évaluation prend la forme d’une appréciation écrite et d’une note.

De plus en plus, elle s’accompagne d’un entretien individuel, l’occasion pour l’agent de se retrouver « en tête-à-tête » avec son supérieur.

2. Qu’est-ce que la notation ?

Le principe de la notation est affirmé par la loi du 13 juillet 1983, dans son article 17. Mais c’est le décret n° 86-473 du 14 mars 1986, pris en application de la loi du 26 janvier 1984, qui pose celui de l’annualité de la notation.

Il est alors admis, d’une manière générale, que tous les fonctionnaires doivent être notés annuellement.

Les agents absents, pour congé de maladie par exemple, doivent aussi être notés, excepté si la durée de leur absence fait obstacle à l’appréciation de leur valeur professionnelle.

Enfin, font également l’objet d’une notation les agents non titulaires. Seuls les stagiaires et les fonctionnaires relevant d’un statut particulier, qui prévoit expressément qu’ils ne sont pas notés, n’ont pas à l’être.

L’objectif de la notation est d’estimer le travail et les résultats de l’agent au cours de l’année écoulée.

Cette notation aura une influence directe sur le déroulement de sa carrière. Elle est prise en compte pour son avancement de grade et conditionne son avancement d’échelon.

Ainsi, l’appréciation et la note qui en résulte doivent tenir compte de la manière de servir de l’agent pendant toute l’année. Si l’agent a connu plusieurs affectations durant l’année, les chefs de service successifs devront formuler leurs observations.

3. Qui effectue cette notation ?

L’autorité territoriale, c’est-à-dire le maire, fixe les notes. Cette note ne peut être établie que sur proposition du directeur général des services.

Juridiquement, l’avis du chef de service n’est pas exigé, d’ailleurs il n’est pas obligé de figurer sur la fiche individuelle de notation.

Toutefois, rien n’interdit, non plus, qu’il apparaisse sur la fiche ou en annexe. Il en est de même pour l’avis des supérieurs hiérarchiques intermédiaires.

Les notes, mais aussi les appréciations générales de l’autorité territoriale, sont communiquées aux fonctionnaires et aux membres des commissions administratives paritaires, dans un souci de transparence.

4. Quelle est la procédure à suivre ?

La notation est établie chaque année au moyen d’une fiche individuelle de notation.

Selon l’article 2 du décret de 1986, elle intervient au cours du dernier trimestre de l’année en cours.

La fiche de notation doit être versée au dossier individuel de l’agent.

La fiche individuelle est enfin communiquée à l’intéressé, qui atteste en avoir pris connaissance. Cette communication intervient trois semaines au moins avant la réunion de la commission administrative paritaire (CAP) compétente (article 4).

5. Quel est le contenu de la fiche de notation ?

La fiche individuelle de notation doit mentionner, selon l’article 3 du décret n° 86-473 du 14 mars 1986, l’appréciation générale de l’autorité territoriale exprimant la valeur professionnelle de l’agent et indiquant, le cas échéant, les aptitudes de l’intéressé à exercer d’autres fonctions dans le même grade ou dans un grade supérieur.

Elle doit également et obligatoirement comporter une note chiffrée allant de 0 à 20.

Enfin, le notateur doit donner son avis sur les vœux que l’agent a formulés à propos des fonctions et des affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes.

Cet avis doit être mentionné sur la fiche de notation. La fiche de notation complète doit être signée et datée par l’autorité territoriale ayant pouvoir de notation.

6. Quels sont les critères de notation ?

L’appréciation générale portée par l’autorité doit s’effectuer en fonction de critères fixés par les statuts particuliers des cadres d’emplois pour les agents de catégories A et B et par le décret du 30 décembre 1987 pour les fonctionnaires de catégorie C.

Pour les catégories A et B, la plupart des statuts particuliers relèvent de quatre critères : les aptitudes générales, l’efficacité, la qualité d’encadrement et le sens des relations humaines.

Pour les catégories C, les critères retenus et définis par le décret sont : les connaissances professionnelles ; l’initiative, l’exécution, la rapidité, la finition ; le sens du travail en commun et les relations avec le public ; la ponctualité et l’assiduité.

Attention, la notation doit se fonder uniquement sur la valeur professionnelle de l’agent. Aucune mention relative aux opinions politiques, religieuses, philosophiques ou syndicales ne doit figurer sur la fiche de notation. La notation peut toutefois prendre en compte certains critères comme : un manquement à la discipline ; l’obstruction faite par l’agent à l’exécution d’une décision administrative ; un refus d’obéissance à un ordre considéré comme illégal par l’agent, mais pas « manifestement illégal » ni de nature à compromettre gravement un intérêt public.

7. Est-il possible de contester sa notation et comment ?

Le contrôle qu’exerce le juge administratif (tribunal administratif) portera sur la relation existant entre la manière de servir de l’agent et la notation qui lui est attribuée par l’autorité administrative compétente.

Il consiste en la recherche d’une erreur manifeste d’appréciation.

L'agent peut contester sa note par courrier envoyé au maire et aux délégués syndicaux avant la réunion de la commission administrative paritaire.

8. Qu’est-ce que l’entretien individuel d’évaluation ?

L’entretien individuel d’évaluation est une rencontre qui a lieu, généralement en fin d’année, entre le chef de service et l’agent.

Certains entretiens peuvent également se dérouler tout au long de l’année à la demande de l’agent.
­L’entretien ne remplace pas la notation toujours obligatoire, au contraire il l’accompagne.

C’est un moment privilégié pour l’agent, comme pour son responsable hiérarchique, puisqu’il aide non seulement à dresser un bilan de l’année écoulée en évoquant les points positifs et négatifs, mais également de traiter de questions plus personnelles et donc plus difficiles à aborder au quotidien.

Cette pratique offre, en fait, la possibilité à chaque agent de s’exprimer, de faire part de ses souhaits et de ses aspirations. Elle permet, en outre, de fixer des objectifs et de voir s’il existe des dysfonctionnements ou des difficultés et si des changements peuvent être apportés.

9. Le statut le rend-il obligatoire ?

La fonction publique territoriale est la dernière des trois fonctions publiques à n’avoir pas encore introduit réglementairement l’entretien individuel d’évaluation dans la procédure d’appréciation des fonctionnaires.

En effet, des réformes successives du système de notation instaurant l’entretien d’évaluation sont intervenues dans la fonction publique hospitalière en 1994 et dans la fonction publique de l’Etat via le décret n° 2002-682 du 29 avril 2002. Ainsi, aujourd’hui, cette pratique n’est pas reconnue par le statut et elle n’est pas obligatoire pour les collectivités territoriales. Le principe en vigueur reste celui de la notation.

10. Quel rôle joue-t-il par rapport à la notation ?

L’entretien d’évaluation intervient souvent en amont de la fixation de la note. Il permet au notateur d’établir une appréciation plus fine et personnalisée et ainsi mieux acceptée par le fonctionnaire. Par ailleurs, la confrontation laisse à l’agent la possibilité d’argumenter et de présenter son point de vue, contrairement à la simple notation. Effectivement, le système de notation a fait l’objet de critiques et beaucoup ont remis en cause son fonctionnement.

Plusieurs reproches sont formulés à l’encontre de cette procédure. Il s’agit d’abord d’une "dépersonnalisation" des notes, avec finalement une harmonisation de celles-ci. C’est aussi un manque de franchise et de fiabilité de la notation de la part du supérieur hiérarchique.

C’est enfin faire prévaloir le comportement ou l’ancienneté au détriment du travail ou du mérite de l’agent, ou encore l’absence d’entretien préalable à la notation (l’agent était mis devant le fait accompli).

Dans la pratique, l’entretien individuel d’évaluation se révèle être un véritable outil d’amélioration de la gestion des ressources humaines, même si cette pratique demande plus de temps (préparation, formation, entretien…).

Décret n° 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux.Article 17 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires.